Polityka Prywatności LEADBOT

Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Leadbot w związku z kontaktem, zawieraniem i realizacją umów oraz świadczeniem usług wdrożenia, konfiguracji i utrzymania asystentów AI. Korzystanie z usług Leadbot lub kontakt z Leadbot może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką.

Usługi Leadbot są kierowane do przedsiębiorców. W wielu projektach Leadbot działa jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, który pozostaje administratorem danych swoich rozmówców i leadów.

1) STRONY I DEFINICJE

1.1. „Administrator” / „Leadbot” oznacza: Leadbot (Anton Bazhedarau), Stanisława Drabika 22/10, 52-131 Wrocław, Polska, NIP: 9512453198, REGON: 387448924, e-mail: [email protected], tel.: +48 600 770 652.

1.2. „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

1.3. „Dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

1.4. „Klient” oznacza podmiot zamawiający usługi Leadbot.

1.5. „Usługi” oznaczają usługi wdrożenia, konfiguracji i utrzymania asystentów AI oraz powiązanych workflow, integracji, automatyzacji i raportowania.

1.6. „Podmiot przetwarzający” oznacza Leadbot działający na zlecenie klienta jako procesor danych.

1.7. „Podmioty przetwarzające” oznaczają podmioty wspierające Leadbot w świadczeniu usług, działające na podstawie umów powierzenia lub innych właściwych podstaw.

2) ZAKRES POLITYKI

2.1. Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z:

(a) kontaktem z Leadbot,

(b) działaniami przed zawarciem umowy oraz realizacją umów i świadczeniem usług,

(c) rozliczeniami, księgowością oraz wypełnianiem obowiązków prawnych,

(d) zapewnieniem bezpieczeństwa i jakości usług oraz dochodzeniem roszczeń,

(e) działaniami marketingowymi prowadzonymi w relacjach B2B.

3) JAKIE DANE PRZETWARZAMY

3.1. W zależności od celu możemy przetwarzać:

(a) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko,

(b) dane firmowe: nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, dane do faktury,

(c) dane kontaktowe: e-mail, numer telefonu, inne dane podane w kontakcie,

(d) dane komunikacyjne: treść wiadomości, korespondencja, notatki ze spotkań,

(e) dane z rozmów: nagrania rozmów, transkrypcje, streszczenia, tagi/intencje, notatki,

(f) dane techniczne: logi systemowe, identyfikatory zdarzeń, metadane połączeń, adres IP.

3.2. Leadbot nie prosi o szczególne kategorie danych osobowych i nie przetwarza ich celowo. Jeżeli takie dane zostaną podane w treści wiadomości lub rozmowy, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

4) CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

4.1. Dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) kontakt i obsługa zapytania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

(b) realizacja umowy i świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

(c) rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

(d) zapewnienie jakości i bezpieczeństwa oraz dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

(e) marketing usług Leadbot w relacjach B2B – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

5) ROZMOWY TELEFONICZNE, NAGRYWANIE I TRANSKRYPCJE

5.1. W ramach niektórych projektów rozmowy mogą być nagrywane, transkrybowane i analizowane.

5.2. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b/c RODO, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy lub wypełnienia obowiązków prawnych.

5.3. Jeżeli rozmowy są nagrywane w danym projekcie, informacja o nagrywaniu jest przekazywana rozmówcy na początku połączenia zgodnie z konfiguracją klienta.

6) ODBIORCY DANYCH I PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE

6.1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Leadbot w świadczeniu usług, w szczególności:

(a) dostawcom infrastruktury IT i chmury,

(b) dostawcom systemów CRM, automatyzacji i narzędzi do obsługi komunikacji,

(c) dostawcom telekomunikacyjnym,

(d) dostawcom usług AI,

(e) podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne w zakresie niezbędnym.

6.2. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w celu realizacji usług.

7) TRANSFER DANYCH POZA EOG

7.1. W zależności od konfiguracji projektu dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

7.2. W takim przypadku stosujemy wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa, jeśli są wymagane.

8) OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

8.1. Dane przechowujemy:

(a) przez czas obsługi zapytania i współpracy,

(b) przez czas wymagany przepisami,

(c) do czasu przedawnienia roszczeń,

(d) w przypadku nagrań i transkryptów: przez okres niezbędny do realizacji celu lub przez okres wynikający z ustaleń projektowych lub umowy.

9) PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa:

(a) dostępu do danych,

(b) sprostowania,

(c) usunięcia, jeżeli brak podstaw do dalszego przetwarzania,

(d) ograniczenia przetwarzania,

(e) przenoszenia danych,

(f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o uzasadniony interes,

(g) wniesienia skargi do Prezesa UODO.

9.2. Wnioski dotyczące danych można kierować na adres: [email protected].

10) LEADBOT JAKO PODMIOT PRZETWARZAJĄCY W PROJEKTACH KLIENTÓW

10.1. W wielu wdrożeniach Leadbot działa jako podmiot przetwarzający w imieniu klientów korzystających z asystentów AI.

10.2. W takich przypadkach:

(a) klient jest administratorem danych swoich rozmówców i leadów,

(b) Leadbot przetwarza dane wyłącznie w zakresie i celu określonym w umowie,

(c) zasady przetwarzania danych w projekcie mogą być doprecyzowane w umowie powierzenia przetwarzania danych.

10.3. Jeżeli kontaktujesz się z firmą korzystającą z asystenta AI, administratorem Twoich danych jest ta firma, a Leadbot może działać jako podmiot przetwarzający.

11) BEZPIECZEŃSTWO

11.1. Leadbot stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym:

(a) kontrolę dostępu,

(b) szyfrowanie transmisji,

(c) rozliczalność operacji i logowanie zdarzeń,

(d) minimalizację danych i ograniczenia dostępu do nagrań i transkryptów.

12) ZMIANY POLITYKI

12.1. Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług.

12.2. Aktualna wersja jest publikowana przez Leadbot.